Warum Public-Affairs-Teams den Überblick verlieren
Fehlende Information ist selten das Problem. Zu viel Information an zu vielen Orten hingegen schon. In der Praxis sehen wir drei typische Muster:
1. Zu viele Ebenen und Quellen. Der Bund publiziert seine Geschäfte in Curia Vista, jeder Kanton hat ein eigenes Ratsinformationssystem, und die Gemeindeparlamente veröffentlichen ihre Vorstösse auf ganz unterschiedliche Weise. Dazu kommen Vernehmlassungen, Medienmitteilungen und Brüssel. Wer alles selbst verfolgt, klickt sich jeden Tag durch Dutzende Websites.
2. Excel-Listen, die niemand mehr überblickt. Viele Teams führen ihr Monitoring in einer Tabelle. Was mit 30 Geschäften begann, umfasst nach zwei Jahren Hunderte Zeilen, mehrere Reiter und nicht nachgeführte Status. Welches Geschäft ist noch offen? Wer ist zuständig? Wann wurde zuletzt aktualisiert? Die Tabelle beantwortet das nicht mehr.
3. Verstreutes Wissen, keine Single Source of Truth. Einschätzungen stehen in E-Mails, Gesprächsnotizen in persönlichen Ablagen, Kontakte im Outlook einzelner Mitarbeitender. Wechselt jemand die Stelle, geht ein Teil des institutionellen Gedächtnisses verloren. Und vor jeder Geschäftsleitungssitzung beginnt das Zusammensuchen von vorn.
Eine gute Public Affairs-Plattform löst alle drei Probleme.
Was Public Affairs-Plattformen heute leisten müssen
Früher hiess Monitoring: Geschäfte finden und weiterleiten. Heute erwarten Geschäftsleitungen Einordnung, Prognosen und Handlungsempfehlungen. Eine zeitgemässe Public-Affairs-Software deckt deshalb vier Aufgaben ab:
- Legislativ-Monitoring: Relevante Geschäfte, Vorstösse und Vernehmlassungen auf allen Ebenen früh erkennen und verfolgen.
- Policy Intelligence: Verstehen, was ein Geschäft bedeutet, wer es trägt und wie die Chancen stehen.
- Politische Analyse und Reporting: Erkenntnisse so aufbereiten, dass Geschäftsleitung, Fachabteilungen oder Mitglieder schnell entscheiden können.
- Stakeholder-Management: Kontakte, Gespräche und Positionen festhalten und mit den politischen Geschäften verknüpfen.
Viele Tools decken eine oder zwei dieser Aufgaben gut ab. Die eigentliche Arbeitsersparnis entsteht aber erst, wenn alle vier in einem System zusammenlaufen.
Fünf Arten von Government-Relations-Tools im Überblick
Bevor Sie einzelne Anbieter vergleichen, lohnt sich ein Blick auf die Kategorien. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als darin, wie viel Arbeit am Ende bei Ihrem Team bleibt.
| Tool-Typ |
Stärken |
Grenzen |
Passt für |
| Öffentliche Quellen (Curia Vista, kantonale Ratsinformationssysteme) |
Kostenlos, offiziell, vollständig für die jeweilige Ebene |
Jede Ebene ein eigenes System, kaum übergreifende Alerts, kein Platz für eigene Notizen |
Punktuelle Recherchen, sehr wenige Dossiers |
| Manuell kuratierte Monitoring-Dienste |
Vorselektion durch Fachpersonen |
Abhängig von Kapazitäten, Verzögerungen möglich, wenig eigene Steuerung |
Teams, die nur informiert werden wollen |
| Monitoring durch Public-Affairs-Agenturen |
Einordnung und Beratung inklusive |
Teuer pro Dossier, Wissen bleibt bei der Agentur |
Einzelne strategische Geschäfte |
| Medienbeobachtung |
Breite Abdeckung der Berichterstattung |
Bildet den parlamentarischen Prozess nicht strukturiert ab |
Kommunikationsabteilungen |
| Integrierte politische Monitoring-Plattformen |
Monitoring, Analyse, Reporting und Stakeholder-Management in einem System |
Einführung braucht etwas Zeit und klare Zuständigkeiten |
Teams, die Public Affairs systematisch und im Team betreiben |
In der Praxis kombinieren viele Organisationen mehrere Typen. Entscheidend ist, welches System Ihre Single Source of Truth wird.
Public Affairs-Plattformen vergleichen: 8 Kriterien
Die folgenden Kriterien helfen Ihnen, Anbieter strukturiert zu prüfen. Zu jedem Kriterium finden Sie eine Prüffrage, die Sie in einer Demo direkt stellen können.
1. Abdeckung: Bund, Kantone, Gemeinden und EU
Die wichtigste Frage zuerst: Sind die Ebenen abgedeckt, auf denen Ihre Themen entschieden werden? Beim Bund ist das bei allen seriösen Anbietern der Fall. Bei Kantonen und vor allem bei Gemeinden gibt es grosse Unterschiede. Bei rund zweitausend Gemeinden in der Schweiz deckt kein Anbieter alle ab. Entscheidend ist, ob die für Sie relevanten dabei sind.
Prüffrage: «Welche Kantone und welche Gemeinden decken Sie konkret ab und seit wann? Welche Daten sind konkret vorhanden?» Lassen Sie sich die Daten zeigen, statt sich auf «schweizweit» zu verlassen.
2. Aktualität und Automatisierung
Ein Vorstoss, der eine Woche zu spät im System erscheint, ist für Public Affairs oft wertlos. Werden Geschäfte manuell erfasst, hängt die Aktualität von der Kapazität des Anbieters ab. Automatisierte Datenimporte sind in der Regel schneller und verlässlicher.
Prüffrage: «Wie kommen neue Geschäfte ins System – automatisch oder manuell? Wie lange dauert es typischerweise vom Einreichen bis zur Anzeige?»
3. Suche, Filter und Alerts
Gutes Legislativ-Monitoring heisst: Sie suchen einmal und werden danach informiert. Prüfen Sie, ob sich Suchprofile mit Stichworten, Themen und Ebenen kombinieren lassen und ob Alerts pro Person oder Dossier einstellbar sind. Zu viele irrelevante Treffer sind fast so schädlich wie zu wenige.
Prüffrage: «Können wir in der Testphase unsere echten Themen als Suchprofile anlegen und die Trefferqualität prüfen?»
4. Policy Intelligence: vom Geschäft zur Einschätzung
Monitoring sagt Ihnen, was passiert. Policy Intelligence hilft zu verstehen, was es bedeutet. Dazu gehören Abstimmungsverhalten von Parlamentarierinnen und Parlamentariern, Profile der relevanten Akteure und der bisherige Verlauf eines Geschäfts. KI-Funktionen können hier viel Zeit sparen, etwa durch Zusammenfassungen langer Geschäfte. Achten Sie darauf, dass die Quelle stets nachvollziehbar bleibt.
Prüffrage: «Wie sehe ich auf einen Blick, wer ein Geschäft unterstützt, wer dagegen ist und worum es im Kern geht?»
5. Politische Analyse und Reporting
Der Wert Ihrer Arbeit zeigt sich oft im Bericht an die Geschäftsleitung, den Vorstand oder die Mitglieder. Wenn dieser Bericht jedes Mal von Hand in Word zusammengebaut wird, kostet das Stunden. Prüfen Sie, ob sich Berichte zu Geschäften, Personen oder einer Session mit wenigen Klicks erstellen lassen.
Prüffrage: «Können Sie mir live einen Sessionsbericht zu unseren Themen erstellen? In welchen Formaten kann ich ihn exportieren?»
6. Integriertes Stakeholder-Management
Politische Arbeit ist Beziehungsarbeit. Wer hat mit welcher Parlamentarierin wann über welches Geschäft gesprochen? Ein allgemeines CRM kann Kontakte verwalten, kennt aber die politischen Geschäfte nicht. Wertvoll wird Stakeholder-Management erst, wenn Gespräche, Positionen und Kontakte direkt mit den Geschäften verknüpft sind.
Prüffrage: «Kann ich ein Treffen mit einem Ratsmitglied erfassen und es mit dem passenden Geschäft verknüpfen?»
7. Zusammenarbeit und institutionelles Gedächtnis
Hier entscheidet sich, ob die Plattform die Excel-Liste wirklich ersetzt. Lassen sich Geschäfte Personen zuweisen, mit eigenen Feldern ergänzen und taggen? Sind Einschätzungen für das ganze Team sichtbar? Und bleibt das Wissen erhalten, wenn jemand das Team verlässt?
Prüffrage: «Können wir eigene Felder wie Priorität, Position oder Zuständigkeit definieren? Wer im Team sieht welche Notizen?»
8. Datenschutz, Sprachen und Support
In der Plattform landen sensible Informationen: Positionen, Gesprächsnotizen, Einschätzungen zu Personen. Klären Sie deshalb, wo die Daten gehostet werden und welche Drittanbieter (etwa für KI-Funktionen) beteiligt sind. Prüfen Sie zudem, ob Inhalte in Deutsch, Französisch und Italienisch abgedeckt sind und ob Support aus der Schweiz verfügbar ist.
Prüffrage: «Wo werden unsere Daten gespeichert, und welche Sub-Prozessoren setzen Sie ein?»
Checkliste: Anbieter in 8 Punkten bewerten
Bewerten Sie jeden Anbieter pro Kriterium von 1 (ungenügend) bis 5 (sehr gut). Multiplizieren Sie die Bewertung mit der Gewichtung und addieren Sie die Werte. Die Gewichtung ist ein Vorschlag ; passen Sie sie an Ihre Prioritäten an.
| Kriterium |
Prüffrage |
Gewichtung |
Anbieter A (1–5) |
Anbieter B (1–5) |
| Abdeckung |
Sind alle für uns relevanten Ebenen, Kantone und Gemeinden abgedeckt? |
20 % |
|
|
| Aktualität |
Erscheinen neue Geschäfte automatisch und zeitnah? |
15 % |
|
|
| Suche und Alerts |
Finden wir unsere Themen präzise, ohne Trefferflut? |
15 % |
|
|
| Policy Intelligence |
Sehen wir schnell, worum es geht und wer wie steht? |
10 % |
|
|
| Reporting |
Entsteht ein Bericht mit wenigen Klicks im gewünschten Format? |
10 % |
|
|
| Stakeholder-Management |
Lassen sich Kontakte und Gespräche mit Geschäften verknüpfen? |
10 % |
|
|
| Zusammenarbeit |
Ersetzt das System unsere Excel-Liste und Ablagen? |
10 % |
|
|
| Datenschutz und Support |
Hosting, Sprachen und Support passen zu unseren Anforderungen? |
10 % |
|
|
| Total |
|
100 % |
|
|
So gehen Sie bei der Evaluation vor
Ein strukturierter Prozess schützt vor dem häufigsten Fehler: sich von der schönsten Demo überzeugen zu lassen statt vom besten Alltagswerkzeug.
- Bedarf klären: Welche Themen, Ebenen und Personen sind relevant? Wer nutzt das System, wer erhält nur Berichte?
- Shortlist erstellen: Zwei bis drei Anbieter anhand der Checkliste vorselektieren.
- Mit echten Dossiers testen: Nutzen Sie die Testphase für Ihre aktuellen Geschäfte, nicht für Beispieldaten. Prüfen Sie Treffer, Aktualität und den Aufwand für einen Bericht.
- Referenzen einholen: Fragen Sie Organisationen ähnlicher Grösse, wie sie das Tool im Alltag einsetzen.
- Entscheiden und einführen: Legen Sie fest, wer die Plattform pflegt und welche Excel-Listen und Ablagen sie ab wann ersetzt.
Wie SAVOIRR diese Kriterien umsetzt
SAVOIRR, die Weiterentwicklung von politik.ch, ist als integrierte Plattform für Public-Affairs-Teams in der Schweiz und der EU gebaut:
- Abdeckung: Bund, Kantone und EU sowie eine strukturierte Auswahl von wichtigen Gemeinden mit eigenem Parlament.
- KI dort, wo sie Zeit spart: SAVOIRR setzt KI gezielt bei der Vorarbeit ein, die heute am meisten Zeit kostet. Lange Geschäfte werden zusammengefasst, die wichtigsten Punkte stehen auf einen Blick. So sehen Sie schneller, ob ein Geschäft Sie betrifft. Profile von Parlamentarierinnen und Parlamentariern entstehen auf Knopfdruck, statt aus verschiedenen Quellen zusammengesucht zu werden. Und die Agenturmeldungen aus dem Parlamentsbetrieb werden verdichtet, damit Sie eine Session verfolgen können, ohne jede Meldung zu lesen. Die KI ersetzt nicht Ihre Einschätzung, sie verkürzt den Weg dorthin.
- Reporting: Berichte zu wichtigen Geschäften, Personen oder der laufenden Session entstehen mit wenigen Klicks. Als PDF, Word, Excel oder als grafischer Kurzbericht für Leserinnen und Leser mit wenig Zeit.
- Zusammenarbeit: Mit eigenen Feldern halten Sie eigene Ergänzungen fest, weisen Geschäfte zu und taggen sie.
- Stakeholder-Management: Kontakte, Gespräche und Positionen lassen sich direkt mit den politischen Geschäften verknüpfen.
- Datenschutz: Hosting in der Schweiz.
Machen Sie den Test: Prüfen Sie SAVOIRR mit Ihren eigenen Dossiers anhand der Checkliste oben.
Häufige Fragen
Reichen Curia Vista und die kantonalen Ratsinformationssysteme nicht aus?
Für einzelne Recherchen ja. Die offiziellen Quellen sind vollständig und kostenlos. Aber jede Ebene hat ihr eigenes System, übergreifende Alerts fehlen, und eigene Notizen, Zuständigkeiten oder Berichte lassen sich dort nicht verwalten. Sobald Sie mehrere Ebenen und Themen im Team verfolgen, wird der manuelle Aufwand gross.
Was ist der Unterschied zwischen Legislativ-Monitoring und Policy Intelligence?
Legislativ-Monitoring beantwortet die Frage, was gerade passiert: welche Geschäfte eingereicht, beraten oder entschieden werden. Policy Intelligence beantwortet, was es bedeutet: wer ein Geschäft trägt, wie Parlamentarierinnen und Parlamentarier bisher abgestimmt haben und wie die Chancen stehen.
Brauchen wir für Stakeholder-Management ein separates CRM?
Nicht unbedingt. Ein allgemeines CRM eignet sich für Verkauf und Kundenpflege, kennt aber die politischen Geschäfte nicht. Für Public Affairs ist entscheidend, dass Gespräche und Positionen mit den Geschäften verknüpft sind. Das gelingt am besten in der Monitoring-Plattform selbst.
Lohnt sich eine Plattform auch für kleine Teams oder Verbände?
Entscheidend ist nicht die Teamgrösse, sondern der Zeitaufwand. Rechnen Sie aus, wie viele Stunden pro Woche für das Zusammensuchen von Geschäften und das Erstellen von Berichten anfallen. Gerade kleine Teams profitieren, weil eine Person oft mehrere Ebenen und Themen gleichzeitig abdecken muss.
Wo werden die Daten gespeichert und worauf ist beim Datenschutz zu achten?
Fragen Sie nach dem Hosting-Standort und nach allen Sub-Prozessoren, insbesondere bei KI-Funktionen. Gesprächsnotizen und Einschätzungen zu Personen sind sensibel. SAVOIRR wird in der Schweiz gehostet.
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